宴會或招待會都是會議過程中的重要環(huán)節(jié)，要特別予以精心安排。要邀請與會代表團(tuán)及與會國駐當(dāng)?shù)氐氖构?jié)參加（即出席會議國家駐主辦國的大使館或總領(lǐng)事館的大使或總領(lǐng)事出席或派他們的代表出席），由東道有關(guān)負(fù)責(zé)人出面宴請。舉行宴會或招待會要根據(jù)人數(shù)而定。人多時搞招待酒會，便于會議代表之間的相互認(rèn)識和交流，也可避免許多復(fù)雜的排位工序。但人少時可搞宴會形式。無論是舉行宴會或是招待會，一般均應(yīng)發(fā)出請柬。這是禮貌，亦是對客人提醒和備忘之用。
     舉行酒會之前，要安排會議提早一點結(jié)束，讓代表有洗臉換衣的時間。酒會中，除了代表們之間相互交談外，工作人員、翻譯要積極起穿針引線作用，尤其是當(dāng)國內(nèi)代表人數(shù)多而外國代表人數(shù)少時，要注意把出面的領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)代表介紹給國外代表，或把國外代表介紹給國內(nèi)出面領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)代表，引導(dǎo)他們交談起來，特別是外國代表中來自發(fā)展中或不發(fā)達(dá)國家的代表，不要使他們感到被冷落。